Wie du deine Meetings, statt zäh und langweilig, wieder produktiv gestaltest!

Shownotes

"Puh noch ein Meeting" – Dieser Gedanke wird so oder so ähnlich schon vielen gekommen sein. Dabei sollen Meetings, also der Austausch mit Kollegin:innen, die gemeinsame Arbeit fördern. Doch viel zu oft fühlen sich Meetings zäh und beliebig an. Obendrein hat man von derlei Meetings auch noch viel zu viele.

Dabei geht dies auch anders bzw. "Meetings" können auch anders. Gut vorbereitet, durchgeführt und mit Sinn gestaltet, können sie zu dem werden, was sie auch sein sollten – ein Moment des produktiven Austausches. Dass diese auch noch Freude bereiten können, das mag man kaum glauben, doch auch dies ist nicht nur theoretisch möglich.

Wie all dies geht bzw. gehen kann, erzählt dir Rafael Kasprzak in dieser Podcastfolge.

Die 5 wesentlichen Faktoren wertvoller Meetings:

1. Vorherigen Überlegungen zur Notwendigkeit und dem Ziel Definiere die Zielsetzung des Meetings. Überlege dir, welche der vier Meetingformen dein Meeting entsprechen soll und insbesondere ob ein Meeting notwendig ist:

• Informierendes Meeting: In diesem werden Informationen geteilt. Man möchte ein neues Verständnis genieren und bedeutende Informationen teilen. • Beratendes Meeting: In diesem wird sich beraten, Ideen sowie Vorschläge werden ausgetauscht und oder Meinungen der Teilnehmer eingeholt. • Lösungs-Meeting: In diesem werden konkrete Lösungen durch die Teilnehmenden erarbeitet. Für dieses Meeting empfiehlt sich folgender Ablauf: o Problembeschreibung o Analyse des Problems o Entwicklung von Lösungen o Auswahl der besten Lösung o Fazit & Konkretisierung nächster Schritte • Entscheidungs-Meeting: In diesem sollen Entscheidungen getroffen und ihre Umsetzung besprochen werden.

2. Meetingvorbereitung • Einladung mit Agenda, Teilnehmerliste, Ziel, Aufgabenstellungen (inklusive Deadline) und ggf. Einwahldaten ist versandt und bereits bestätigt • Es liegt ein definiertes Ziel für das Meeting vor. Wir wissen, woran sich der erfolgreiche Abschluss des Meetings zeigen sollte. • Eine klare Agenda mit definierten Zielen liegt vor. Die Themen sind auf das wesentliche begrenzt. Eine Agenda soll verständlich sein und dadurch helfen, sich auf das Meeting vorbereiten, die Diskussion zielorientiert zu gestalten und die Teilhabe der Personen erhöhen. Dies wird dadurch gesteigert, wenn die Agenda-Punkte als Fragen formulieren werden. • Man kennt die Erwartungen der Teilnehmer an z.B. die Zielsetzung und den Output des Meetings. Es ist, in Vorbereitung auf das Meeting, diesen Erwartungen in der Agenda und dem Ablauf entsprochen worden. • Eine sinnvolle Zeit für das Meeting ist definiert. Die Länge sollte nicht zu kurz oder zu lang für das gemeinsame Arbeiten sein. • Die wesentlichen Teilnehmer des Meetings sind identifiziert. Dafür fragen wir uns, wer für das Zustandekommen eines Ergebnisses und der späteren Ausführung benötigt wird. • Es ist bedacht worden, welche Vorbereitung der Meetingteilnehmer vorab vornehmen kann oder sollte. Je nach Rolle oder Teilnehmergruppe können hierzu Unterscheidungen sinnvoll sein. Fragen, die man sich dabei stellen sollte sind: Welche Informationen müssen die Teilnehmer vor dem Start des Meetings haben? Welche Unterlagen können oder sollten vorab gesendet und Prozesse abgeschlossen sein? • Es ist geklärt, ob ein vorheriges Briefing einzelner Teilnehmer sinnvoll ist bzw. dieses insofern durchgeführt wurde („Sitzen alle im selben Boot?“). • Die Agenda zum Meeting ist mit genügend Vorlaufzeit zugesandt worden. Bei komplexen Sachverhalten wurden einzelne Teilnehmer vorab um Feedback zur Agenda gebeten. • Es ist geklärt, welche Stimmung im Meeting und für die Zeit nach dem Meeting erreicht werden sollte und wodurch dies geschehen soll. • Um einen geeigneten Ort/Raum und bzgl. weiterer Rahmenbedingungen wurde sich gekümmert (bspw. Verpflegung, Aufzeichnung).

3. Durchführung • Es wird pünktlich begonnen und eine positive Atmosphäre für den Start geschaffen. Kaffee, Tee oder Getränke können zu einer positiven Atmosphäre deutlich beitragen. • Es werden sich auf Meetingregeln geeinigt (z.B. der Laptop bleibt aus). • Es wird eine Moderation genutzt, die darauf achtet, dass das Meeting entsprechend der Ziele effektiv verläuft. • Es werden wesentliche Aspekte, wie Entscheidungen und nächste Schritte, die im Meeting vereinbart werden, festgehalten. • Um ein gemeinsames Verständnis der nächsten Schritte zu erreichen, fassen die Teilnehmer zusammen, welche Aufgaben sie für sich definiert haben und was als Nächstes passieren wird. Dadurch werden die persönliche Involvierung und das Verantwortungsbewusstsein erhöht (ggf. passiert dies separat zum Abschluss des Meetings). • Spätestens alle 90 Minuten werden Pausen durchgeführt.

4. Nachbereitung • Zum Abschluss wird festgehalten, wer, was, wieso, bis wann, in welcher Form erledigt und gegebenenfalls wie zur Verfügung stellt. • Zeitnah nach dem Meeting werden die Entscheidungen und die nächsten Schritte allen zugänglich gemacht. Geeignet ist ein Ablageort, der allen Zugriff und weitere Zusammenarbeit ermöglicht.

5. Stetige Verbesserung • Meetingregeln werden festgelegt und regelmäßig reflektiert. Mögliche Regeln sind: o Wir achten darauf pünktlich zu sein o Uns sind unsere Verbindlichkeit und die Umsetzung der entschiedenen Ableitungen wichtig o Wir hören zu o Wir lassen einander aussprechen o Während andere sprechen führen wir keine persönlichen Gespräche o Wir fokussieren uns auf das Meeting und eliminieren Störfaktoren (z.B. Handy, Laptop) o Wir kommen vorbereitet zum Meeting o Wenn wir anwesend sind, dann arbeiten wir mit! Sprich: Anwesenheit bedeutet Teilhabe o Wer keinen sinnvollen Beitrag (mehr) leisten kann, der darf gehen und tut dies auch o Wenn wir am Meeting nicht teilnehmen konnten, dann informieren wir uns eigenständig o Die Meeting-Notizen legen wir in einem Zeitraum von X an Stelle Y ab

• Wir reflektieren die Qualität unserer Meetings. Zum Abschluss wird über den erzielten Nutzen dieses Meetings oder zu definierten Zeitpunkten über die grundsätzliche Qualität der eigenen Meetings reflektiert. Entsprechend kann das Team die Effektivität der Meetingkultur, ihren Umgang mit Vereinbarungen (Spielregeln) und die Gefühls- und Beziehungsebene beurteilen. Eine Frage, die im direkten Anschluss gestellt werden kann ist „Was lief gut und was möchten wir beim nächsten Meeting anders handhaben?“-

Zentrale Fragen, die sich für eine Reflektion anbieten, sind: o War das Meeting nötig oder wäre eine andere Arbeitsform effizienter? o Was hat in diesem Meeting funktioniert? Was nicht? Was können wir besser machen? o Haben die Teilnehmer rechtzeitig die Agenda erhalten? o Wie gut waren die Teilnehmer vorbereitet? o Wie gut wurde die notwendige Zeit eingeschätzt? o Wie sinnvoll wurde die Zeit für Diskussionen und die Finalisierung nächster Schritte genutzt? o Wie aktiv arbeiten die Teilnehmer im Meeting mit? o Wie sehr bemühten sich die Teilnehmer beim Thema zu bleiben? o Wie sehr wurde von der Gruppe und den Teilnehmern auf eine zielgerichtete Kommunikation geachtet? o Wie sehr wurde unterstützt/eingehakt, wenn jemand langatmig oder auf sich fokussiert kommunizierte?

Gestalte mit uns die kommenden Folgen! Sende uns gerne Feedback, Ideen und Themenvorschläge zu. Kontaktiere uns gerne über: podcast@wibas.com

Autor(en): Rafael Kasprzak

Kontakt: www.wibas.com